Que el fraude financiero no lo tome por sorpresa; algunas sugerencias para evitar malos ratos
Las señales de alerta están allí, pero no siempre se ven porque los altos directivos no revisan los informes de manera detallada.
Casos se han visto. Un empleado de cierto nivel que por fin sale a vacaciones, después de años sin tomarlas, y su reemplazo detecta cosas extrañas en los movimientos o informes, o simplemente recibe una llamada que resulta comprometedora.
O aquel funcionario que de pronto cambia de casa, compra carro nuevo o comienza a viajar a destinos exóticos, situaciones que resultan sospechosas.
O el trabajador que comienza a sentir que lo están dejando de lado o que sus compañeros progresan más que él, que se esfuerza tanto, y denuncia las movidas chuecas que están haciendo.
Así, de casualidad, es que las empresas detectan que al interior se están cometiendo fraudes. “Según encuestas hechas, entre el 65 y 70 por ciento de los casos de fraude se detectan por accidente o porque alguien lo denunció, no porque la compañía lo hubiera identificado a tiempo”, comenta Jorge Piñeiro, socio de Fraud Investigation Dispute Services (Fids) de Ernst & Young.
Según Liudmila Riaño, senior manager de Fids, el 20 por ciento de los casos de fraude de las empresas sale a la luz pública, un 40 por ciento es conocido por pocos dentro de la organización y no trasciende hacia afuera, y un 40 por ciento no se detecta, “están en una zona desconocida, son la base del icberg”.
El fraude empresarial generalmente se clasifica en tres categorías: malversación de activos, corrupción y fraude en los estados financieros. La primera categoría, y la más común, es la malversación de activos, en esencia, el robo, que incluye hurto (por ejemplo, después de que el activo se registra en libros) y el skimming (esto es, el hurto antes de registrar el activo).
Según un informe del año pasado de la Nation on Occupational Fraud and Abuse (Acfe), la malversación de activos fue responsable del 86,3 por ciento de los incidentes reportados. La corrupción estuvo en segundo lugar, bien alejada, con 32,8 por ciento. La forma menos frecuente de fraude ocupacional en el estudio fue la de los estados financieros fraudulentos (esto es, la falsificación de los números), con un 4,8 por ciento de los incidentes.
Sin embargo, para Piñeiro “aunque es menos frecuente, el fraude en estados financieros debería recibir la mayor atención de los ejecutivos, porque -por una gran diferencia- es la más costosa en términos de dólares y perjuicios a largo plazo”.
De acuerdo con el mismo informe de la Acfe, la pérdida promedio de un incidente de estados financieros fraudulentos fue de 4 millones de dólares, comparado con los 250.000 y 135.000 dólares por corrupción y malversación de activos, respectivamente.
De ahí, que la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude ha establecido esquemas comunes de fraudes contables y las señales de alerta asociadas.
Registrar ingresos exagerados
No sólo el responsables de área (compras, tesorería, finanzas) deben estar atentos, también los mismos directores y gerentes debería revisar de vez en cuando los informes de manera detallada.
Comenzar, literalmente, en la parte superior de un estado financiero siempre es una buena idea. Ingresos inapropiados es una manera común de fraude en los estados financieros. Por eso registre:
* Los ingresos brutos en lugar de los netos.
* Los ingresos de otras compañías cuando se actúa como intermediario.
* Las ventas que nunca se efectuaron; las futuras en el periodo corriente, y las de productos que están en consignación.
Algunas señales de alerta que usted puede identificar son:
* Ingresos incrementados sin el correspondiente aumento en el flujo de caja, especialmente a lo largo del tiempo.
* Transacciones importantes, inusuales o altamente complejas, particularmente las que se concretan cerca del final del periodo de reporte financiero.
* Crecimiento inusual en el número de ventas del día y saldos por cobrar.
* Fuerte crecimiento de ingresos cuando la industria experimenta debilidad en las ventas.
*Presentar declaraciones de gastos por debajo.
Otra técnica común para falsificar los números es declarar menos gastos, lo que lleva a un aumento en los ingresos operativos e ingresos netos.
* Reportar los costos de ventas como un gasto no operativo para que no afecte en forma negativa el margen bruto.
* Capitalizar los gastos operativos, registrarlos como activos en el balance general en lugar de como gastos en el estado de resultados.
* No registrar algunos gastos, o no registrar los gastos en el periodo correspondiente
Algunas señales de alerta que usted puede considerar sospechosas para comenzar a indagar, son:
* Aumentos inusuales en los ingresos o ingresos superiores a los de la industria.
* Aumentos importantes sin explicación en activos fijos.
* Flujos de caja negativos recurrentes de operaciones, mientras que se reportan ingresos y crecimiento en los ingresos.
* Provisiones para devoluciones de ventas, reclamos por garantía, etc. que se disminuyen en términos de porcentaje o están por fuera de línea con los de la industria.
4 millones de dólares fue la pérdida promedio de un incidente de estados financieros fraudulentos, comparado con 250,000 y 135,000 dólares por corrupción y malversación de activos, respectivamente.
Otra alerta: avalúos inadecuados de los activos
Las señales no son necesariamente afirmaciones de un fraude. Más bien son indicios de que hay que plantear preguntas y que se debe encontrar respuestas razonables.
Las publicaciones sobre la amortización parcial de activos después de revelar informes erróneos de reservas debe despertar la atención de todos los ejecutivos de la compañía sobre cómo reportan sus más importantes activos duraderos.
* Manipulación de reservas.
* Cambiar la vida útil de los activos.
* Omitir tomar una amortización parcial cuando se requiera.
* Manipular los estimados del valor justo del mercado.
Señales de alerta:
* Flujos de caja negativos recurrentes, de operaciones, mientras que se reportan ingresos y crecimiento en los ingreso.
* Disminución importante en la demanda de clientes y aumento de quiebra de negocios en la industria o en la economía.
* Activos, pasivos, ingresos o gastos basados en estimados significativos que involucran juicios subjetivos o incertidumbres difíciles de corroborar.
De encontrar algunas de esas alertas, las preguntas que debe plantear son:
- ¿Cómo afecta la economía general a la demanda de clientes y negocios? La disminución en ambos puede ser una señal de que podría haber un problema de deterioro de activos que involucran inventarios o reservas por devoluciones.
- Para las áreas en donde existen estimados importantes, ¿cuál es el método utilizado para determinar el estimado?
- ¿Es este método coherente con el de periodos anteriores?
- ¿Qué documentación de apoyo está disponible para respaldar el cálculo?
Los siguientes esquemas también se usan con frecuencia para ‘maquillar las cifras’ y hacer que los resultados se vean mejores de lo que realmente son:
* Suavizar los ingresos. Con frecuencia, se refiere a cómo usar las"cookie jar reserves y tiene que ver con sobreestimar los pasivos durante los periodos ‘buenos’, conservando los fondos para uso en el futuro cuando los ingresos bajan.
* Revelar información en forma inapropiada, especialmente en relación con transacciones de terceros vinculados y préstamos a la gerencia.
* Efectuar transacciones altamente complejas, particularmente las que tienen que ver con finanzas estructuradas, y estructuras fuera del balance general y contrapartes inusuales.
29 por ciento del fraude ocupacional se detectó por la supervisión de los controles internos, según el ‘Fraud and the CPA: Understanding Why Employees Commit Fraud’.